【 Business etiquette for answering the phone 】
Manners related to how to make and receive phone calls are one of the business manners that a member of society should remember. How you make and receive phone calls can have a big impact on your impression of a company. This time, we have summarized the etiquette when making and receiving phone calls and expressions that are useful to remember.
■Preparation and mindset for answering the phone
1. Keep a notepad and writing utensils handy
2. Answer the phone in a cheerful voice
3. Be aware that you are answering as a representative of the company
4. Answer the phone actively
■ Manners when making a phone call
1.Avoid lunch time and out of business hours in the morning and evening
2.When the call is connected, give your name and company name
3. When the other party answers the phone, state your name and company name again and briefly state the matter
4. If the party you wanted to talk is not available, ask when he/she will return and tell them that you will call back
5. Tell that you are calling back if you got call
6. After finishing the call, put the handset down gently
■ Eight manners when answering a phone call
1. If you receive a phone call, pick it up within 3 calls
2. Don’t say “moshimoshi” when answering the phone. Answer the phone in a cheerful voice, such as “Thank you for calling.”
3. Repeat the company name and name of the party
4. If the party does not say their name or it is difficult to hear, ask again
5. Put the transfer on hold before proceeding
6. If the person to be referred is absent, inform them that they are absent.
7. If you cannot handle it yourself, tell them that you will check it once
8. Do not disclose personal information
Telephone reception requires polite responses such as how to make and receive calls, and how to handle calls. Even if you are nervous at first, after making and receiving phone calls a few times, you will naturally come up with the right words. Let’s gain experience in answering the phone by grasping the example sentences and manners that you want to remember when answering the phone.
【電話応対のビジネスマナー】
電話のかけ方・受け方に関するマナーは社会人として覚えておくべきビジネスマナーのひとつ。電話のかけ方・受け方は会社の印象を大きく左右する可能性があります。今回は電話をかける時・受ける時のマナーや覚えておくと役立つ表現をまとめました。
■電話対応の事前準備・心構え
１、手元にメモ帳と筆記用具を用意しておく
２、電話の受け答えは明るい声で
３、会社の代表として応答している意識を持つ
４、積極的に電話を取ってみよう
■電話をかけるときのマナー
１、昼食時や朝・夜の業務時間外は避ける
２、電話がつながったら、社名と自分の名前を名乗る
３、相手が電話に出た時には、もう一度社名・名前を名乗り用件を簡潔に伝える
４、相手が不在の時は戻り時間を尋ね電話をかけ直す旨を伝える
５、先方の用件で電話を折り返した場合は、その旨を伝える
６、電話を終えたら、受話器はそっと置く
■電話を受けるときのマナー８選
１、電話がかかってきたら3コール以内に取る
２、電話を受ける時「もしもし」はNG。「お電話ありがとうございます」などと明るい声で電話に出ましょう。
３、先方の社名・お名前を復唱する
４、先方が名乗らない、聞きとりづらい場合は聞き直す
５、取次ぎは、いったん保留にしてから行う
６、取次ぐ相手が不在の場合は、不在であることを伝える
７、自分で対応できない場合は、一度確認する旨を伝える
８、個人情報は口外しない
電話応対は電話のかけ方・受け方・取次ぎの方法などの丁寧な応答が求められます。はじめは緊張していても何度か電話をかけたり受けたりしているうちに自然と適切な言葉が出てくるようになります。電話応対で覚えておきたい例文やマナーを押さえ、電話応対の経験を積んでいきましょう。