【Japanese business etiquette regarding email/ writing style】

【Japanese business etiquette regarding email/ writing style】

Japanese people tend to respect etiquette, starting with business etiquette. Therefore, even in the world of business, there are many cases where not only ability but also manners and courtesy are required. It is no exaggeration to say that mastering business etiquette is essential when aiming to advance your career in Japan. Here are some things to keep in mind when writing business emails.

・Use “To”, “CC” and “BCC” properly when writing an address
When setting the address to which the e-mail is to be sent,
“To” main recipient
“CC” When you want to share the contents of an email with people other than those who put it in 
“BCC” You can hide the email address from other 
As I told you above, It is necessary to use them properly.

・The subject line should be easy to understand
The subject line, which is the first thing you see when you receive an email, has a very important role. It is one of the important etiquettes in emails to be able to properly judge the requirements and urgency from the subject line without opening the email body.

・Write the name and address at the beginning of the text
In the case of business emails, it is good etiquette to start writing from the name and addressee of the company you would like to talk with.

・Name yourself with a greeting
After writing the address, simply say hello and indicate your name and affiliation.
(Example) 
とつぜんのごれんらくしつれいいたします。
はじめまして、〇〇（かいしゃめい）〇〇（ぶしょ）の〇〇（なまえ）です。
（Sorry for the sudden contact, my name is ~ from the sales department of XX Corporation.）

・Concisely summarize the requirements
As you write the body of the email, keep brevity in mind.

・Attach a greeting at the end of the sentence
After summarizing your requirements concisely, close the email with a short greeting.
(Example)おてすうをおかけしますが、よろしくおねがいします。
Sorry for the inconvenience, but thank you for your kind support.

・Do not forget your signature
After the closing greetings, state your name and affiliation again at the end.
Many e-mails have a function called ”しょめい” “signature” that allows you to automatically insert preset information at the end of the e-mail. In addition to your name, it is recommended that you register your company name, department, title, email address, phone number, etc. as a signature.

It is no exaggeration to say that mastering email and other business manners is essential for advancing your career in Japan. Please take a moment to review your previous emails and try to improve.

【日本　メールに関するビジネスマナー/ 書き方】

日本人はビジネスマナーを初めする礼儀作法を尊重する傾向があります。そのため、ビジエスの世界においても、単に実力だけでなくマナーや礼儀正しさなどが求められる場合が多いといえます。
日本でのキャリアアップを目指す上では、ビジネスマナーの習得が必須といっても過言ではありません。今回は、ビジネスメールにおいて留意すべき点をいくつかご紹介します。

・宛名を書く際には「To」「CC」「BCC」を使い分ける
メールの送信先である宛名を設定する際には、
「To」メインの受け手
「CC」Toに入れた人以外にもメールの内容を共有したい時
「BCC」To、CC、ほかのBCCにメールアドレスが見えないようにすることができる
といったように、使い分ける必要があります。

・件名は内容が一目でわかるようにする
メールを受信した際にまず初めに目に入ることになる件名は、非常に重要な役割を持っています。メール本文を開かずとも、件名で要件や緊急性がきちんと判断できるように配慮することは、メールにおける重要なマナーのひとつです。

・本文の最初には宛名を書く
ビジネスメールの場合は、宛名から書き始めるのがマナーです。

・一言挨拶を添えて名乗る
宛名を書いた後は、簡単に一言で挨拶を述べた後に自分の所属と名前を示します。
(例)突然のご連絡失礼いたします。�　　初めまして、××株式会社営業部の〜と申します。

・要件は簡潔にまとめる
メールの本文を書き進める際は、簡潔さを意識しましょう。

・文末にも挨拶文を添える
簡潔に要件をまとめたら、最後に一言挨拶文を添えてメールを締めくくります。
(例) お手数お掛けしますが、何卒よろしくお願いします。

・自分の署名やシグネチャーも忘れずに
結びの挨拶のあと、最後に自分の名前や所属を再度示します。
メールの多くには「署名」と呼ばれる機能として、設定しておいた情報を自動でメールの文末に挿入できる機能があります。名前に加えて、会社名や所属部署、役職、メールアドレス、電話番号などを署名として登録しておくことがおすすめです。

日本でのキャリアアップには、メールをはじめとするビジネスマナーの習得が不可欠といっても過言ではありません。一度、これまでのメールを振り返ってみて、改善してみてください♪